Prazo é carácter: porque entregar a horas é assunto espiritual

Dá para falar de Deus o dia inteiro nas redes sociais e perder a credibilidade por um prazo que prometeu e não cumpriu.

O cliente não vê a sua oração. Vê a sua entrega.

A parte que ninguém discute

Há um tipo de testemunho que não precisa de palavra nenhuma: entregar no dia em que disse que entregava.

É raro, e por ser raro nota-se. Quem já trabalhou com fornecedores em Angola sabe o quanto se ouve "está quase" e o quanto isso quer dizer pouco.

Quando alguém cumpre, isso fica. E quando falha depois de ter dito muito, também fica, e apaga o que foi dito antes.

Porque é que falhamos o prazo

Quase nunca é preguiça. É quase sempre uma destas três coisas.

• Prometer para agradar. O cliente pergunta se dá para sexta, você sente que dizer não vai estragar a conversa, e diz que sim. O prazo nasceu já comprometido.
• Não contar com o imprevisto. O trabalho em si cabia no tempo. O que não cabia foi a revisão, o ficheiro que veio errado, a semana em que tudo apareceu ao mesmo tempo.
• Aceitar mais do que cabe. Dizer sim a tudo porque recusar dá medo, e depois distribuir o atraso por todos os clientes em vez de o concentrar num.

As três têm a mesma raiz: dizer não no momento certo é mais difícil do que falhar mais tarde.

O que fazer, concretamente

• Dê o prazo em que acredita, não o que agrada. Se é quarta, diga quarta, mesmo que o cliente queira segunda. A conversa difícil hoje evita a conversa pior daqui a uma semana.
• Acrescente a margem antes de dizer o número. Pense no tempo real e junte a folga para o imprevisto. Essa folga faz parte do prazo, não é um extra.
• Avise cedo quando souber que vai falhar. Avisar com três dias é um contratempo. Avisar na véspera é um problema. Avisar depois é uma quebra de confiança.
• Se prometeu, cumpra mesmo que saia caro. Principalmente se sair caro. É aí que se percebe se a sua palavra tem preço.

Como avisar de um atraso sem queimar a relação

Há uma forma de dar a má notícia que mantém a confiança, e outra que a destrói mesmo quando o atraso é pequeno.

• Diga primeiro a data nova. O cliente quer saber quando, não porquê. A explicação vem depois, curta.
• Não invente motivo. Se foi má gestão sua, diga que foi. Quem inventa um problema técnico uma vez, tem de inventar outro na próxima.
• Entregue alguma coisa. Nem que seja uma parte, um rascunho, uma versão parcial. Mostra que existe trabalho feito e não só desculpa.
• Não repita. Um atraso avisado cedo perdoa-se. Dois seguidos passam a ser quem você é.

O prazo começa no orçamento

Boa parte dos atrasos nasce antes do trabalho começar, na forma como o pedido foi aceite.

Quando o âmbito não está escrito, o trabalho cresce sem que o prazo cresça. Três rondas de alterações que ninguém combinou ocupam o tempo que estava reservado para terminar.

Escrever o que está incluído, quantas revisões entram e o que acontece quando o cliente pede mais não é desconfiança. É a condição para poder cumprir o que prometeu.

Prazo não é só com clientes

A mesma coisa vale para o que ninguém fiscaliza. A hora que você disse a um amigo. O dia em que ia ligar à sua mãe. O compromisso que assumiu na igreja e foi empurrando.

Quem falha no que ninguém cobra acaba por falhar no que é cobrado. O hábito não distingue.

O que fica

Honrar a palavra é das poucas coisas que pregam sem dizer nada. E das poucas que, quando falham, apagam tudo o que foi dito antes.

Se não dá para cumprir, não prometa. Se prometeu, cumpra.

Prazo é carácter, e o seu carácter está a ser lido por pessoas que nunca lhe vão dizer que o estava a observar.