Rondas de revisão: como as definir na proposta e travar o “só mais uma alteração”

Um projecto de vídeo ou de identidade visual raramente se perde na primeira entrega. Perde-se na sétima mensagem que começa com “só mais uma coisinha”. Quase nunca é má-fé do cliente: é a proposta que disse “inclui revisões” sem dizer o que é uma revisão, quantas há e quando acabam. Aqui tens as definições, o texto para pôr na proposta e as mensagens para usar quando o pedido extra chega.

Primeiro, define o que conta como uma ronda

“Duas revisões” não quer dizer nada se o cliente puder mandar dez mensagens soltas ao longo de uma semana e chamar a tudo isso “a primeira revisão”. Escreve na proposta uma definição fechada:

Uma ronda de revisão é uma lista única e consolidada de alterações, enviada de uma só vez, sobre a versão que entregaste, dentro do que foi aprovado no briefing.

Daqui saem três coisas que não são revisão e que deves nomear na proposta:

• Mudar o briefing. Passar de um vídeo institucional para um anúncio de 15 segundos, ou trocar o público-alvo, é uma alteração de âmbito.
• Material novo. Cenas que não estavam no guião, um terceiro logótipo para “ver como fica”, textos que o cliente ainda não tinha enviado.
• Voltar atrás numa fase aprovada. Se o guião foi aprovado e, com a animação feita, o cliente quer reescrever a narração, isso não é uma ronda da animação.

Há uma coisa que também não conta, mas a teu favor: os teus erros. Um nome mal escrito ou uma cor fora da paleta aprovada corrigem-se sem gastar ronda nenhuma. Se cobrares isso, perdes a confiança que torna o resto do sistema aceitável.

Liga as rondas às fases, não ao projecto inteiro

Dar “três revisões” ao projecto todo convida o cliente a gastá-las no fim, quando cada alteração é mais cara de fazer. É mais seguro dividir o trabalho em fases e dar rondas a cada uma. Fase aprovada é fase fechada.

Um ponto de partida, para ajustares ao teu ritmo e ao tamanho do projecto:

• Vídeo ou motion design: guião (2 rondas) → storyboard ou animatic (1 ronda) → versão final (2 rondas).
• Identidade visual: apresentação de conceitos (1 ronda para escolher a direcção) → refinamento do conceito escolhido (2 rondas) → artes finais (1 ronda de verificação).
• Site: estrutura e conteúdos (1 ronda) → design das páginas principais (2 rondas) → revisão no site já montado (1 ronda, para ajustes, não para redesenho).

O trade-off é real: menos rondas protegem o teu tempo, mas um cliente inseguro pode sentir-se encurralado e hesitar em assinar. Se notares essa hesitação, não ofereças rondas ilimitadas; acrescenta uma aprovação mais cedo (um guião mais detalhado, um moodboard antes dos conceitos). Decisões tomadas cedo custam menos a mudar.

O texto para pôr na proposta

Copia e adapta:

“Revisões: cada fase inclui o número de rondas indicado acima. Uma ronda corresponde a uma lista única de alterações, enviada por escrito por uma só pessoa responsável pelo projecto, no prazo de [5] dias úteis após cada entrega. Alterações ao briefing aprovado, material novo ou pedidos que reabram uma fase já aprovada não são considerados revisões e serão orçamentados à parte antes de serem executados. Rondas adicionais custam [valor] cada. Correcções de erros da nossa parte não contam como ronda.”

Repara em três pormenores: uma só pessoa responsável (evita pedidos contraditórios do director e do sobrinho que “percebe de design”), um prazo de resposta (sem ele, o projecto fica parado meses e volta com pedidos novos) e “orçamentados antes de serem executados” (nunca faças o extra primeiro para cobrar depois). Em projectos grandes, garante que estes termos ficam também no documento que o cliente assina.

Como pedir o feedback para que a ronda funcione

Muitos destes problemas evitam-se logo na mensagem de entrega. Em vez de “Segue o vídeo, diz-me o que achas”, usa algo assim:

“Olá, [nome]. Segue a versão 1 da animação: [link]. Esta é a primeira de duas rondas desta fase. Pedia-te que juntasses todas as alterações numa só lista e ma enviasses até [dia]. Indica o minuto e o segundo de cada ponto (ex.: 0:42 — trocar o texto no ecrã). Se houver mais pessoas a opinar, envia-me a lista já combinada entre vocês.”

Duas notas práticas:

• Feedback com marca de tempo. Ferramentas de revisão de vídeo como o Frame.io deixam o cliente comentar no momento exacto do vídeo. Se o cliente não vai aderir a mais uma plataforma, pedir “minuto:segundo — alteração” numa mensagem de WhatsApp resolve quase o mesmo.
• Notas de voz. Muitos clientes preferem mandar áudios. Aceita, mas transcreve tu a lista e devolve-a: “Confirma se é isto: 1)… 2)… 3)… Avanço assim que confirmares.” A lista confirmada passa a ser a ronda.

Quando chega o “só mais uma coisinha”

Antes de responder, faz três perguntas por esta ordem:

1. É um erro meu? Corrige e não digas mais nada.
2. Há uma ronda ainda em aberto? Junta o pedido à lista dessa ronda.
3. A ronda já fechou ou o pedido está fora do âmbito? Responde com opções, não com um “não”.

Para o terceiro caso:

“Boa ideia, [nome]. As duas rondas desta fase já foram usadas, por isso esta alteração entra como ronda extra, por [valor], e acrescenta cerca de [x] dias à entrega. Outra hipótese: guardamos esta e outras ideias que surjam para uma segunda versão do vídeo mais à frente. Como preferes?”

Dar duas saídas tira o tom de confronto. O cliente escolhe, e a escolha fica por escrito.

Erros que deitam o sistema abaixo

• Fazer o primeiro extra de borla sem o dizer. Se decidires oferecer, diz que é uma oferta: “Esta faço sem custo, mas a partir daqui contam como ronda extra.” Sem esse aviso, o favor vira regra.
• Escrever regras que não cumpres. Se a proposta diz duas rondas e fazes cinco sem dizer nada, a cláusula deixa de valer para este cliente e para quem ele te indicar.
• Avançar sem aprovação formal. Fecha cada fase com uma pergunta simples: “Posso considerar o guião aprovado e avançar para a animação?” Um “sim” por escrito é o que te protege quando alguém quiser voltar atrás.
• Mostrar trabalho a meio “só para veres”. Na cabeça do cliente, isso é uma entrega, e gera comentários fora de qualquer ronda.

O que fazer esta semana

Abre a última proposta que enviaste e procura a palavra “revisões”. Se faltar a definição de ronda, as fases, o prazo de resposta ou o preço da ronda extra, cola a cláusula acima e adapta os números. Depois guarda a mensagem de entrega e a resposta ao “só mais uma coisinha” num ficheiro de notas ou nas mensagens guardadas da aplicação que usas com clientes, para não as reescreveres à pressa no dia em que precisares delas.