Contas digitais da empresa: checklist de acessos antes de contratar ou trocar de agência

Imagina uma empresa em Luanda que, há três anos, pediu a um freelancer para criar a página de Facebook, o canal de YouTube e o site. Ele tratou de tudo com o email pessoal dele. A relação acaba, nem sempre a bem, e a empresa descobre que não consegue mudar a foto de capa, nem renovar o domínio, nem ver quem está a fazer anúncios em seu nome. O conteúdo é da marca; as chaves não. Isto resolve-se com uma regra simples e uma tarde de trabalho.

A regra: a empresa é dona, os fornecedores são convidados

Cada conta digital da tua empresa deve cumprir três condições:

1. O dono é a empresa, através de um email da empresa, e não de alguém que pode sair amanhã.
2. Há sempre pelo menos duas pessoas internas com controlo total. Uma só pessoa é um ponto único de falha: férias, despedimento, telemóvel roubado.
3. Quem é de fora recebe o papel mínimo que lhe permite fazer o trabalho, e nunca o papel que lhe permite remover-te.

Repara no último ponto. A pergunta certa não é "confio nesta agência?", é "se esta relação terminar mal, consigo retirar-lhe o acesso sozinho em cinco minutos?".

Passo 1: faz o inventário

Abre uma folha de cálculo com quatro colunas: activo, email de registo, quem tem controlo total, quem mais tem acesso e com que papel. Depois percorre esta lista:

• Domínio (o endereço do site): em nome de quem está registado e qual o email de contacto da conta no registador.
• Alojamento e painel do site: quem tem a palavra-passe de administrador.
• Email profissional: quem administra a conta onde estão as caixas de correio.
• Perfil da Empresa no Google (a ficha que aparece no Maps).
• Meta: página de Facebook, conta de Instagram, conta de anúncios e o portefólio empresarial que as agrupa.
• YouTube, TikTok, LinkedIn.
• Google Analytics e Search Console.
• Ficheiros-fonte: logótipo em vector, projectos editáveis de vídeo e motion, fontes tipográficas licenciadas, fotografias originais.

A última linha é a mais fácil de esquecer. Ter o logótipo em PNG não é o mesmo que ter o ficheiro editável. Se o fornecedor desaparecer, cada nova peça começa do zero.

Passo 2: dá o papel certo a cada fornecedor

Cada plataforma tem a sua hierarquia. O que interessa saber é qual papel deixa o fornecedor trabalhar sem lhe dar poder sobre as pessoas.

Perfil da Empresa no Google

Segundo a ajuda oficial do Google, cada perfil pode ter vários proprietários mas só um proprietário principal. Os gestores têm quase o mesmo acesso, mas não podem adicionar nem remover utilizadores nem remover o perfil. Para uma agência, gestor é suficiente. O proprietário principal deve ser uma conta da empresa, e a transferência dessa posição faz-se no menu Mais, em Definições do Perfil da Empresa, "Pessoas e acesso", e só o proprietário principal actual a pode fazer.

Google Analytics

Na documentação de funções do Google Analytics, só o Administrador pode gerir utilizadores. Uma agência que mede campanhas trabalha bem como Profissional de marketing (cria públicos e eventos) ou Editor (altera definições da propriedade). Administrador fica dentro de casa.

YouTube

No YouTube Studio, o Gestor pode gerir autorizações, ou seja, adicionar e remover pessoas; o Editor carrega e publica conteúdo, mas não pode gerir autorizações nem eliminar conteúdo publicado. Quem só edita e publica vídeos precisa de Editor.

Meta (Facebook, Instagram, anúncios)

O erro a evitar: a agência cria tudo dentro do portefólio empresarial dela. O correcto é o inverso. A empresa cria o seu próprio portefólio no Meta Business Suite, coloca lá a página, o Instagram e a conta de anúncios, e depois adiciona a agência como parceiro, partilhando só os activos de que ela precisa. Assim, quando a parceria termina, retiras o parceiro e os activos ficam onde estavam. O controlo total do portefólio fica com pessoas da empresa; a Meta explica os níveis na página sobre permissões do portefólio de negócios.

Passo 3: usa estas mensagens

No arranque de um contrato, antes de o fornecedor criar qualquer conta:

"Olá [nome]. Para começarmos, todas as contas vão ser criadas ou ficar em nome da [empresa], com o email [digital@empresa.ao]. Vamos dar-vos acesso como gestor no Perfil da Empresa no Google, como parceiro no nosso portefólio da Meta e como editor no YouTube. Se algum trabalho exigir um acesso maior, digam-nos qual e porquê. No fim de cada projecto, contamos receber os ficheiros editáveis (vector do logótipo, projectos de vídeo e lista das fontes usadas)."

Se as contas já estão nas mãos de um fornecedor, pede a passagem enquanto a relação ainda está boa:

"Olá [nome]. Estamos a organizar os acessos da empresa e precisamos que a propriedade das seguintes contas passe para [email da empresa]: [lista]. Vocês mantêm o acesso de que precisam para continuar o trabalho. Conseguem tratar disto até [data]? Se preferirem, marcamos 20 minutos e fazemos juntos."

Pedir os acessos não é acusar ninguém; é a mesma lógica de a empresa guardar as chaves do escritório.

Erros a evitar

• Criar contas com o Gmail pessoal de um funcionário. Cria um endereço genérico (digital@, marketing@) que passa de pessoa para pessoa.
• Partilhar a palavra-passe em vez de convidar. Uma palavra-passe partilhada não se retira a uma pessoa só, e deixa de se saber quem fez o quê.
• Ter um único dono interno. Se o director de marketing for o único administrador e sair, voltas ao problema inicial.
• Deixar acessos antigos activos. Ex-colaboradores e agências anteriores que ainda aparecem como administradores são um risco que não traz nada em troca.
• Esquecer a renovação do domínio. Se o email de contacto do registador é de alguém que já saiu, os avisos de renovação vão para uma caixa que ninguém lê.

O trade-off honesto

Dar papéis mínimos tem um custo: às vezes o fornecedor vai precisar de pedir-te para fazer algo que ele faria sozinho, e isso atrasa um dia. Há casos em que faz sentido dar mais (uma agência que gere toda a publicidade pode precisar de controlo total na conta de anúncios), mas essa decisão deve ser tomada por alguém da empresa, conta a conta, e revista quando o contrato muda.

Esta semana

Reserva uma hora. Preenche a folha do Passo 1 só com os quatro activos mais críticos: domínio, Perfil da Empresa no Google, página de Facebook e Instagram. Para cada um, responde a uma pergunta: se a pessoa que hoje tem o controlo desaparecesse amanhã, conseguias continuar a usá-lo? Onde a resposta for "não", envia a segunda mensagem acima ainda esta semana.